Software para abogados: Manual para el éxito de tu despacho.

La gestión en los despachos de abogados y las aplicaciones de software para ser lo más eficientes posibles sigue siendo una tarea pendiente dentro del sector legal, aunque a medida que las nuevas generaciones van incorporándose a sus correspondientes colegios, la tecnología empieza a tener cada vez una presencia más destacada. ¿Que viene a decirnos esto? Sencillamente, que no podemos despistarnos ni un momento o quienes se preocupen en entender las nuevas tecnologías comenzarán a trabajar mejor, de forma más eficiente y con mayor retorno que nosotros.

Hay muchas aplicaciones de software para abogados, y lo mejor es que cada vez hay más. Si bien esto puede convertirse en la gran ventaja que te haga desmarcarte de tus competidores (que no son pocos), también puede convertirse en una misión imposible para ti, que no eres particularmente tecnológico/a. Si quieres ir a tiro hecho a por las aplicaciones de software para abogados que más te pueden ayudar en tu trabajo diario, en este post te lo explicamos todo, desde los aspectos más importantes a valorar hasta las mejores formas de sacarle partido.

Para facilitarte el trabajo de lectura, vamos a dividir este artículo sobre software para abogados en los siguientes apartados:

• 1ª parte: En qué debes fijarte antes de decidirte.
• 2ª parte: Tipos de software para abogados.

Comenzamos.

1ª Parte: SOFTWARE PARA ABOGADOS: EN QUÉ DEBO FIJARME.

Ya hemos hablado en anteriores artículos sobre distintas aplicaciones de software para abogados: colaborativas, para la gestión de nuestros asuntos, contratos, firma digital, etc. En este artículo vamos a profundizar en este apartado, comenzando con los aspectos clave a valorar a la hora de elegir cualquier aplicación de software para despachos de abogados.

1. ¿Es preferible optar por un sistema en la nube? 

En este sentido, las ventajas de optar por soluciones en la nube pueden ser exactamente lo que mejor se adapte a tu situación. Sin necesidad de realizar instalaciones en tu ordenador, las soluciones de software para abogados en la nube te pueden llegar a quitar multitud de quebraderos de cabeza (actualizaciones, posibles fallos, etc., de todo esto se encarga la propia plataforma, en ningún caso tendrás que llamar a un técnico para que te ayude a resolver cualquier problema que pueda surgir).

Entre las principales ventajas de optar por una solución en la nube:

• Simplemente basta con crear una cuenta en la web del sistema que vayas a usar.
• Puedes acceder desde cualquier lugar siempre que tengas conexión a Internet.
• Al ser generalmente de pagos recurrentes, tu eliges cuánto tiempo pagar por la aplicación.
• Suelen ofrecer ampliaciones a medida que tu negocio crece y necesita más recursos.

En este sentido, las aplicaciones de software para abogados son cada vez más fáciles de usar. Se trata generalmente de SAAS (aplicaciones que facilitan sus funcionalidades en la nube, sin necesidad de descargar ningún programa; tal y como hacen herramientas que usas habitualmente como Facebook, Gmail, etc.) cuyo acceso y uso es fácil e intuitivo.

2. ¿En qué aspectos de seguridad puedo fijarme para estar tranquilo?

Sin duda, al emplear una solución de software específico para abogados vas a trabajar con datos de especial sensibilidad (sin ir más lejos, toda la información sobre tus clientes). Siendo esto así, hay algunas condiciones clave que si o si debe proteger tu proveedor de software para despachos de abogados sea del tipo que sea.

Como poco, las siguientes (y para ejemplificarlo, te decimos lo que hacemos en Inddubio):

• 2.1 Información almacenada.
• 2.2 Dónde se almacena la información:
• 2.3 Distinguir la sensibilidad de la información.

2.1 Información almacenada

Cada sistema, según su finalidad solicitará y almacenará ciertos datos, indicando en cada caso el motivo o la finalidad de los mismos. Los datos que se deberían almacenar son todos aquellos relativos a la finalidad del sistema de software que se vaya a utilizar; por ejemplo, si me estoy suscribiendo a un sistema de facturación electrónica, los datos lógicos que me debería solicitar son los relacionados a mi perfil de autónomo y mis datos personales como dirección, número de teléfono, nombre, apellidos, etc.

Debería de llamarnos la atención si un sistema de este tipo nos pide acceso a nuestra cuenta de banco, PayPal, etc. Esto que suena trivial resulta muchas veces difícil de distinguir, ya que muchos sistemas tienen su app móvil que solicita acceso a la ubicación por Gps, o acceso a la cámara o micrófono cuando a priori no deberían hacerlo.

Nosotros (Inddubio) tratamos de solicitar los datos mínimos necesarios para que el usuario goce de los beneficios del sistema. El usuario siempre tiene la opción de no brindar ciertos datos y podrá seguir utilizando el sistema de software. Al tratarse de un sistema que se alimenta de la información aportada por la comunidad jurídica, incentivamos a que se compartan todos los datos que el usuario crea que pueden ayudarle a generar la red de colaboración que está buscando.

Otro ejemplo. Actualmente en nuestra aplicación de Juzgados solicitamos acceso a la ubicación Gps para facilitar el filtrado de los juzgados a nivel usuario, y solicitamos acceso al micrófono para transcribir la información que el usuario necesita. Aun así, brindamos la posibilidad al usuario (quizás no se sienta cómodo otorgando estos accesos) de que pueda utilizar la aplicación ingresando los datos manualmente.

2.2 Dónde se almacena la información.

Esta pregunta es más difícil de responder a nivel no técnico, pero vamos a intentar representarlo de la forma más clara posible porque como abogado te interesa (y mucho) empezar a manejarte con este tipo de información. En primer lugar, comentar que siempre deberíamos poder solicitar información de cómo se protegen nuestros datos en cada sistema o solución de software para nuestro despacho; no nos quedemos con la duda por no tomarnos unos minutos para encontrar la información.

Todos los datos se almacenan en bases de datos. Las bases de datos son la forma que utilizan los sistemas de software para que los datos persistan en el tiempo. Sin meternos en tecnologías de bases de datos actuales, lo importante en este punto está en cómo se transfieren los datos y cómo se almacenan. Por ejemplo, la transferencia de datos involucra mínimamente dos etapas:

• La información que viajará desde la web (interfaz gráfica que vemos en el navegador) hasta el servidor que procesará los datos.
• La información que viajará desde el servidor (una vez procesados los datos) hasta la base de datos dónde se almacenarán dichos datos.

Para la primera etapa es importante que la web tenga configurado un certificado de seguridad. Esto quiere decir que toda la información que viajará desde el navegador al servidor viajará segura y nos garantizará que el servidor con el que interactuamos es realmente quién dice ser. Verificar esto es muy sencillo: simplemente nos debemos fijar si en la barra superior del navegador (donde colocamos la dirección de la web) se encuentra el candado cerrado y el protocolo https colocado antes de la dirección de la web.

La segunda etapa es más difícil de conocerla desde el punto de vista de usuario final, pero es la que garantiza que el servidor encriptará la información sensible antes de almacenarla en la base de datos. Como mencionamos anteriormente, si tenemos dudas sobre cómo un sistema almacena nuestros datos y que mecanismos de seguridad posee deberíamos poder solicitar dicha información a través del email.

Aparte de encriptar los datos en cada proceso, en el caso de Inddubio contamos con mecanismos de seguridad que bloquean los accesos no autorizados, minimizando así los riesgos derivados del trabajo con datos sensibles.

2.3 Distinguir la sensibilidad de la información.

Como apartado final a nivel seguridad, aclarar que la información que se genera en las aplicaciones de software para abogados no siempre es información específica de cada usuario, sino información que se genera a partir de sus funcionalidades. En el caso de Inddubio, esto sería el caso de la anonimización de documentos y del agrupamiento inteligente de los datos.

Por ejemplo:

Andrea Cuartero Pinilla atiende 35 de sus 60 asuntos anuales en un juzgado determinado, este hecho no nos aporta información alguna, pero si agrupamos datos y reformulamos la frase en que de los 500 usuarios actuales de Inddubio, el 80% de ellos atienen más del 50% de sus asuntos en un determinado juzgado, nos brinda información mucho más jugosa y hemos eliminado los datos sensibles como es el nombre y apellidos, ya no importa quién, ya estamos hablando de un grupo.

En Inddubio intentamos brindar información agrupada que sea relevante para la comunidad sin atribuir eventos a usuarios específicos garantizando así el anonimato de cada usuario en relación a las estadísticas y pronósticos.

2ª Parte: TIPOS DE SOFTWARE PARA ABOGADOS.

Seguramente ya conoces los clásicos gestores de despachos, pero lo cierto es que el sector legal está tan solo comenzando a experimentar todo lo que la tecnología puede hacer para ayudar a los abogados a estar más conectados, ser más productivos y además, más eficientes en su trabajo.

¿Quieres saber en qué te pueden ayudar las soluciones de software para abogados más innovadoras? Aquí te las desglosamos por objetivo principal.

SOFTWARE PARA COLABORACIÓN ENTRE ABOGADOS

Por qué lo necesitas:

No hay experto en tendencias sobre el sector legal que no esté de acuerdo con ello: los abogados y despachos que se harán fuertes ante el panorama cada vez más competitivo serán aquellos que sean capaces de generar alianzas estratégicas duraderas. Aquel que no esté perfectamente conectado con su propia red de profesionales (abogados, peritos, procuradores, etc.) será indudablemente el primero en caer. Como explicamos en este artículo sobre colaboración entre abogados, el abogado que cosecha y mantiene una nutrida red de contactos genera hasta cuatro veces más negocio que el abogado que no está conectado.

En un mundo cada vez más global donde la información de primera mano no tiene precio, encontrar al profesional adecuado es un trabajo para el que no todos tienen la misma capacidad para buscar, relacionarse, congeniar y saber trabajar de la mano. Todo esto necesario para establecer relaciones de confianza.

Recomendación:

Plataformas como Twitter están bien para mantener cierto nivel de visibilidad dentro del mundo legal. Sin embargo, cosechar la visibilidad suficiente como para convertirnos en un referente en nuestra especialidad dentro de esta red social exige una serie de destrezas que no todo abogado tiene tiempo de practicar. Si necesitas colaboraciones de forma inmediata necesitarás una plataforma de software jurídico que esté pensada para ayudarte a localizar, evaluar y trabajar con tus nuevos aliados.

En este sentido, nuestra recomendación inequívoca es Inddubio. Por muchas razones: porque nace directamente de la comprensión de las dificultades de conexión entre los abogados, porque no existe una alternativa sólida a las habituales redes sociales para estar conectado (con la que hasta ahora nos hemos tenido que hacer el apaño) y porque la colaboración entre abogados merece una plataforma pensada específicamente para tales efectos.

La plataforma de software para abogados Inddubio está actualmente en un proceso de renovación del que te interesa estar muy pendiente. Entre las funcionalidades que te van a permitir darte a conocer profesionalmente y formar alianzas estratégicas para tu despacho destacamos las siguientes:

• Alta de proyectos: publica trabajos para los que necesites buscar los perfiles más adecuados y valora a los candidatos.
• Aplica a proyectos publicados por otros usuarios: revisa las condiciones y aplica como candidato.
• Recibe propuestas: en base a tus preferencias, recibe sugerencias de colaboración en proyectos conjuntos.
• Crea espacios de trabajo privados: con herramientas prácticas para el desarrollo de la colaboración.

Regístrate (aquí) y se el primero en probar la que está llamada a ser la primera plataforma colaborativa para el sector legal.

SOFTWARE DE EVIDENCIAS DIGITALES.

Hay multitud de herramientas de software que ayudan al abogado a certificar determinados eventos, y que pueden resultar de gran utilidad en según que áreas específicas del derecho.

Estas aplicaciones de software tienen multitud de utilidades de certificación que puedes necesitar en tu trabajo como abogado. Por ejemplo, la certificación de e-mails, certificados de contenidos web de los que necesites dar constancia (sin ir más lejos, alguien copiando tus contenidos protegidos de usos fraudulentos) o la certificación en la entrega de documentos, todo esto disponible en aplicaciones como eGarante. Incluso existen herramientas para usos tan específicos como la certificación de reuniones societarias, como es el caso de la aplicación de sofware para abogados Councilbox. O en el caso de Signaturit facilitando el proceso de firma de documentos entre multitud de interesados.

SOFTWARE PARA CONTRATOS Y DOCUMENTOS LEGALES.

Desde aplicaciones como Docxpresso hasta Legaliboo, existen multitud de soluciones para facilitar la creación de contratos de muchos tipos. Son aplicaciones que puedes emplear puntualmente si las necesitas, con costes relativamente asequibles y una buena contrapartida en tiempos de trabajo ahorrados.

OTROS

Aparte de estos tres últimos epígrafes, existen no pocas categorías para agrupar las herramientas de software para abogados disponibles a día de hoy:

• Gestión de despachos: Nubbius, Quolaw.
• Consultas legales: Legadoo, Wabogado.
• Marketplaces (se cuentan por docenas): tuAppbogado, Abogalista, LexGo…
• Propiedad intelectual: RedPoints, SafeCreative.

CONCLUSIÓN

No hay grandes misterios a la hora de elegir una aplicación de software para hacer más fácil nuestro trabajo como abogados. Se trata de mantener los ojos bien abiertos ante las nuevas herramientas que puedan ayudarnos a mejorar en algo los procesos que tradicionalmente llevamos de forma manual.

El cambio está llegando y pronto será necesario que todo abogado sepa manejarse con cualquier aplicación de software. No en vano están desarrolladas pensando en el abogado y sus problemas habituales, por lo que una razonable sencillez en su uso diario es parte de la propuesta de valor de las mejores herramientas.